Dịch vụ Văn phòng chia sẻ hút khách

Suy thoái kinh tế với chiều hướng không giảm trong năm 2011 khiến nhiều doanh nghiệp phải thu hẹp quy mô hoặc tuyên bố phá sản do không duy trì được những chi phí hoạt động tối thiểu của doanh nghiệp mình. Trong số đó, nhiều doanh nghiệp “tỉnh táo” hơn đã thực hiện chính sách “thắt lưng buộc bụng” và nhờ đó tiếp tục vươn lên. 

Văn phòng chia sẻ - cách thức "thắt lưng buộc bụng mới" của các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Một trong những chính sách thành công mà doanh nghiệp đã áp dụng là giảm thiểu chi phí đầu tư cho văn phòng, lựa chọn văn phòng nhỏ, giá rẻ thay cho những văn phòng lớn đắt tiền.

Sau nhiều lần tìm kiếm địa điểm cho thuê phòng tại khu vực Quận I, cuối cùng, chị Nguyễn Thị Trang, đại diện Công ty TNHH Kaolin Việt Nam đã quyết định chọn thuê dịch vụ văn phòng chia sẻ để tiết kiệm chi phí. Với chị, bỏ ra một khoản chi phí chỉ từ 1 triệu đến hơn 2,5 triệu đồng mỗi tháng để có được địa điểm làm việc tại khu vực trung tâm thành phố với nhiều dịch vụ chuyên nghiệp như lễ tân, chuyển nhận thư từ, phòng họp riêng …là mức chi phí rất hợp lý và là lựa chọn thông minh đối với một doanh nghiệp có bộ máy nhỏ gọn.

Xu hướng các doanh nghiệp nhỏ, các công ty tư vấn và các nhà hoạt động độc lập sử dụng văn phòng chia sẻ (văn phòng ảo) ngày càng nhiều, đặc biệt từ cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008. Tại Việt Nam, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo chính thức xuất hiện năm 2006 khi công ty cho thuê văn phòng ảo lớn nhất thế giới, Regus đặt văn phòng tại Hà Nội. Tuy nhiên, mục tiêu chính của Regus tại thời điểm đó là phục vụ các khách hàng nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam và khách hàng Việt Nam muốn có văn phòng làm việc tại nước ngoài. Năm 2007, nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo Việt Nam đầu tiên G-Office chính thức khai trương dịch vụ, với nhiều đối tượng khách hàng trong và ngoài nước đa dạng hơn. Tới nay, riêng tại Tp.Hồ Chí Minh đã có hơn 30 doanh nghiệp, Hà Nội và Đà Nẵng mỗi thành phố có khoảng 4 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đã cho thấy dịch vụ này trở thành xu thế cho giải pháp văn phòng, thu hút được sự quan tâm doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay..

Theo một cuộc khảo sát, đánh giá của khách hàng và các chuyên gia thì thị trường cho thuê văn phòng ảo trong nước đang ngày một phát triển bởi chi phí hợp lý và ngày một chuyên nghiệp hơn. Được biết nhiều về thương hiệu và chất lượng dịch vụ phải kể đến các nhà cung cấp dịch vụ G-Office, tiếp theo là các nhà cung cấp như PSO, Fimexco, S-Office, … Giá cho thuê dịch vụ văn phòng chỉ giao động từ 50USD đến 120 USD tùy vào gói lựa chọn của khách hàng. Mức giá này chỉ bằng khoảng 20% chi phí thuê văn phòng thông thường. ­

BàNguyễn Thị Xuân Hoa - giám đốc công ty Hòa Tín cho biết: “Công ty tôi hoạt động đến nay đã được 5 năm, và thay đổi vị trí được 3 lần vì rất nhiều lí do như địa điểm kinh doanh không thuận tiện, chi phí thuê mặt bằng ngày càng tăng… Trong thời buổi kinh tế khó khăn, chi phí về mặt bằng kinh doanh quá cao làm cho việc kinh doanh của tôi không đạt hiệu quả như mong muốn. Chính vì vậy tôi đã chọn dịch vụ văn phòng chia sẻ của G-Office”.

Chưa kể phải tốn thêm những khoản đầu tư cố định ban đầu như: tiền đặt cọc thuê nhà, thiết kế trang trí lại văn phòng, tiền mua sắm trang thiết bị… nhưng vì một lý do nào đó phải chuyển đi hoặc chủ nhà lấy lại mặt bằng thì những khoản đầu tư cố định trên hầu như mất trắng. Từ những lí do này mà ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến với dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ. 

Để thu hút khách hàng, các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo cũng thường xuyên tung ra các “chiêu” khuyến mãi hấp dẫn như i-Office giảm giá 10% cộng đặt bảng tên công ty dưới đại sảnh tòa nhà nếu thanh toán tiền thuê cả năm, S-Office khuyến mại giảm giá 30% và mới đây là chương trình khuyến mại “khủng” nhân kỷ niệm 5 năm thành lập công ty, G-Office khuyến mại lên đến 50% tiền thuê dịch vụ văn phòng cho thời hạn một năm. 

Theo nhận định của tiến sĩ, chuyên gia kinh tế Đinh Thế Hiển: “Văn phòng ảo là sản phẩm mới, nhiều tiện ích, giúp DN khởi nghiệp giảm thiểu rất nhiều chi phí và đang phát triển mạnh tại Việt Nam cũng như các nước. Luật Doanh nghiệp không quy định địa chỉ kinh doanh phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông. Đồng thời đến thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo”. Chính vì vậy, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là một biện pháp “cứu cánh” đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, văn phòng đại diện …trong thời buổi kinh tế khó khăn như hiện nay.

(Theo Diễn đàn doanh nghiệp)